Déléguer une tâche prend-il plus de temps que de la faire soi-même ? Absolument ! Et c’est même souhaitable, en tout cas au début. Faire rentrer une personne dans son équipe opérationnelle, même à temps partiel et pour une mission ciblée, cela demande un temps d’intégration. L’important pour vous, c’est de vous assurer que ce temps d’intégration soit un investissement et non pas une perte.
Parole d’entrepreneur
Ari Meisel est un entrepreneur américain, auteur à succès, et coach en productivité. Il a créé la méthode « Less Doing, More Living » (Faire moins, Vivre plus) qui enseigne aux entrepreneurs comment optimiser, automatiser et externaliser tout ce qui a trait à leur entreprise.
Selon monsieur Meisel, il existe 6 niveaux de délégation à connaître pour déléguer efficacement, et ainsi devenir plus productif, et moins stressé. Voici l’essentiel de ce que vous devez savoir sur ces 6 niveaux pour commencer dès aujourd’hui à déléguer, sans perdre votre temps.
Niveau 1 : « Faites ce que je dis »
Ce niveau est celui qui requiert la plus grande charge de travail de votre part : vous faites tout le travail de recherche, d’analyse, de décision, de production, et votre assistante exécute les micros tâches que vous définissez pour elle avec précision.
Cas pratique : Vous devez vous rendre à une conférence à New-York. Vous regardez le programme de la conférence, les options de vols, vous définissez le meilleur itinéraire en fonction du reste de votre agenda. Vous choisissez la compagnie aérienne, l’horaire, puis vous envoyez le lien du site à votre assistante en lui demandant d’acheter tel vol à telle date et telle heure. Vous lui précisez aussi la classe de réservation, le choix du siège. Vous lui dites aussi si elle doit réserver au tarif flexible ou non.
A ce stade, certains d’entre vous se disent : « Autant le faire moi-même ! ».
Ce type de délégation peut tout de même vous faire gagner un peu de temps et vous libérer de tâches qui nécessitent peu de compétences ou d’informations.
Cas pratique : Appeler un restaurant pour réserver une table pour 2 personnes demain midi. Envoyer l’adresse du bureau et les codes d’accès à un client. Télécharger la facture mensuelle sur le logiciel CRM pour l’envoyer au comptable.
Niveau 2 : « Regardez cela pour moi »
Ici, vous demandez à votre assistante de rassembler, sélectionner et synthétiser des informations pour vous permettre de prendre une décision.
Cas pratique : Votre assistante peut regarder les options de vols pour votre conférence et vous faire un récapitulatif des dates, heures, coûts, et toute autre information pertinente.
Pour Meisel, le niveau 2 est un peu l’équivalent d’un « Google version humain » : plus votre assistante vous connaît, plus elle pourra faire preuve de discernement, et vous proposer des solutions adaptées, avec le niveau d’information que vous aimez avoir. Ce type de délégation peut donc vous faire gagner en temps mais aussi en espace mental et sérénité.
Niveau 3 : « Donnez-moi votre avis, je déciderai »
A ce niveau, vous commencez à tirer pleinement avantage de ce que peut vous apporter votre assistante. Le niveau 3 s’inscrit dans la continuité du niveau 2, mais vous demandez aussi à votre assistante de formuler sa propre recommandation. Cela permet de la responsabiliser, et de vous faire un avis sur la qualité de son discernement. Ainsi, vous développez une relation de confiance qui est essentielle pour monter vers les niveaux de délégation supérieurs, et vous libérez du temps et de l’espace mental.
Niveau 4 : « Regardez, décidez, et vérifiez auprès de moi »
Au niveau 4, votre assistante gère toutes les étapes de recherche et de décision, et elle vous demande une validation pour lancer la solution ou procéder au paiement.
Lorsque la relation de travail entre un entrepreneur et son assistante est bien établie, le niveau 4 ressemble à cela :
Cas pratique : Votre conférence à NY est à la fin du mois mais vous n’êtes pas sûr de pouvoir vous y rendre car vous attendez la confirmation d’un rendez-vous important en France, qui pourrait avoir lieu aux mêmes dates.
Votre assistante le sait, elle sait aussi que vous préférez le vol de nuit pour ce trajet, et que vous voyagez en business class. Elle vous envoie le message suivant :
« Pour info, je vois qu’il ne reste que 2 places sur le vol de nuit pour votre conférence à NY. Je vais réserver un billet 100% annulable au cas où. Si les dates ne fonctionnent finalement pas, je l’annulerai simplement, sans aucun frais. Le prix est de 3 247€. Ok pour vous ? ».
Ici, votre assistante prend les devants, elle propose de sécuriser une option, sans engagement financier, pour vous laisser le temps d’obtenir les informations manquantes. Elle vous évite ainsi de vous retrouver sans solutions le cas échéant.
Niveau 5 : « Regardez, décidez, dans la limite du cadre que je vous fixe »
Le niveau 5 équivaut à un niveau élevé d’autonomie de votre assistante. Concrètement, vous allouez un budget, ou communiquez des directives spécifiques, et votre assistante gère en autonomie à l’intérieur de ce cadre.
Cela peut être aussi simple que :
Cas pratique : « Merci de faire livrer un beau bouquet de fleurs à la cliente pour son anniversaire. Budget 300€. »
Là, votre assistante va vérifier avec le bureau de la cliente où elle peut faire livrer les fleurs (rien de pire qu’un bouquet qui arrive un vendredi lorsque la personne est absente, et qu’elle découvre un bouquet défraîchi le lundi matin en arrivant au bureau !). Vous faites ici confiance à votre assistante pour le choix du bouquet, et le mot qui y sera joint.
Niveau 6 : « Occupez-vous en pour moi »
C’est le niveau ultime de la délégation, selon Meisel. À ce stade, votre assistante connaît vos attentes. Elle se sent habilitée et encouragée à agir et décider en votre nom, et à prendre la responsabilité du résultat. Ici votre assistante est force de proposition, elle fait preuve de proactivité, et est pleinement dans son rôle de collaboratrice à vos côtés. Le niveau 6 est évidement celui qui allège le plus votre emploi du temps ET votre charge mentale.
Le conseil Dune Desk
Que vous ayez ou non l’habitude de déléguer, dès l’instant où vous intégrez une personne nouvelle, il est recommandé de commencer par le niveau 1, puis monter le niveau progressivement. Par exemple, vous pouvez déléguer 1 à 2 tâches prioritaires et voir comment cela se passe. L’idée est de se donner le temps de construire une relation de confiance. Chaque tâche bien réalisée, chaque projet mené à bien, vont vous permettre de développer une estime professionnelle réciproque. C’est aussi cela, la clé d’un succès à long terme.
Pour écouter l’épisode (en anglais) du PodCast d’Ari Meisel concernant les 6 niveaux de délégation, cliquez ici .
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