« Si vous n’avez pas d’assistante, c’est vous l’assistant(e). » a dit un jour Lucile Brazier, CEO de Marcham Publishings. Entrepreneur, Formateur, Consultant, utilisez-vous vraiment votre temps à bon escient ? Si vous sentez qu’il est temps de faire appel à quelqu’un mais que vous ne savez pas par où commencer, cet article répond à vos interrogations.
Qu’est ce qu’une assistante indépendante?
Professionnelle expérimentée, elle-même entrepreneure, une Assistante indépendante offre un soutien opérationnel et administratif en distanciel ou en présentiel à ses clients dans le cadre d’une collaboration sur-mesure.
Elle propose un service unique qui regroupe l’ensemble de son expérience professionnelle, sa manière de travailler, ses valeurs, son discernement et sa capacité de réflexion.
Son offre de service est basée sur l’expérience, l’expertise, les compétences, et la valeur qu’elle apporte à votre activité. Une assistante indépendante propose un service spécifique, qui vous redonne le temps et l’espace mental d’opérer avec fluidité et efficacité au quotidien, et ainsi réaliser vos objectifs à terme. Missions de durées variables, besoin ponctuel ou long terme, tâches généralistes ou ciblées, la prestation s’adapte toujours à vous.
Quand faire appel à une Assitante indépendante?
Avez-vous songé à déléguer certaines tâches, pour finalement conclure que ce sera plus simple et rapide de continuer à les faire vous-même ? De nombreux entrepreneurs ont du mal à déléguer car ils sont tellement surchargés de travail que trouver le temps de déléguer efficacement est un défi. Bien que la délégation demande un investissement en temps au départ, elle augmente finalement votre bande passante et vous fait gagner un temps précieux à long terme.
- Vous avez le sentiment que le temps vous manque ?
- Vous avez toujours beaucoup de choses à l’esprit, cela vous garde parfois éveillé la nuit ?
- Vous passez beaucoup de temps sur des tâches opérationnelles et avez du mal à garder le recul nécessaire ?
- Vous avez du mal à gérer tous les process et les flux d’information, le volume est devenu trop important ?
Si vous avez répondu « oui » à une ou plusieurs de ces questions, alors il est peut-être temps de faire appel à une assistante pour vous épauler.
Quels sont les avantages de ce service?
Faire appel à une assistante indépendante est particulièrement recommandé si vous n’avez pas le besoin ou les moyens d’employer une assistante à temps plein. Ainsi le temps facturé sera 100% productif. De plus vous n’avez pas à fournir un espace de travail ou un équipement quelconque, votre assistante est immédiatement opérationnelle, sans coûts préalables pour vous.
Comment cela fonctionne?
Après un premier échange, le plus souvent par téléphone ou visio, la prestataire vous envoie généralement un devis par email. A la signature des éléments contractuels (Devis + Conditions Générales ou Contrat de Prestation de Services), la prestation démarre selon les modalités définies ensemble. La facturation est établie au temps (« en régie ») le plus souvent, ou au livrable dans des cas particuliers.
Quoi déléguer?
Il est important de bien réfléchir aux tâches que vous aimeriez déléguer afin de vous assurer que votre budget « assistante » soit un investissement et pas simplement une dépense.
Certaines tâches prennent du temps, d’autres sont rapides à réaliser mais occupent votre espace mental. Identifiez clairement ces deux types de tâches et choisissez de déléguer celles qui vous feront gagner le plus sur ces deux tableaux. Pour plus de conseils sur ce sujet, téléchargez le Kit Délégation disponible en bas de cet article et remplissez la fiche pratique n° 3 « Déterminer les livrables ».
Quel profil choisir?
Vous êtes le mieux placé pour déterminer l’aide qu’une Assistante peut vous apporter. Toutefois, si vous n’avez jamais travaillé avec une assistante ou une fonction support, et que vous n’avez pas l’habitude de déléguer, je vous recommande de vous orienter vers un profil plus expérimenté. Cette personne saura mieux vous guider et structurer l’accompagnement afin qu’il soit le plus optimal pour vous en termes de coûts et de bénéfice. Cela vous permettra ainsi d’être plus serein.
Combien cela coûte?
Les tarifs d’une assistante indépendante varient selon le niveau d’expérience et d’expertise, mais aussi selon la localisation géographique et le secteur d’activité. Le coût horaire moyen en France oscille entre 20€ et 70€ environ. Les profils confirmés et spécialisés ont un taux horaire ad-hoc plus élevé que la moyenne pour la plupart. Plus vous réservez d’heures, plus la moyenne horaire baisse. Certaines assistantes proposent des forfaits spéciaux pour une prestation spécifique telle que la gestion de vos réseaux sociaux ou la rédaction de vos articles de blog.
« Assistante de Direction » ou « Assistante Virtuelle »: avec quels mots clés chercher?
Une Assistante de Direction indépendante, parfois appelée « Assistante Virtuelle » dans le monde anglo-saxon, n’est pas un service d’Intelligence Artificielle.
Selon le secteur d’activité dans lequel elle travaille et son positionnement sur le marché, une assistante peut se présenter en tant qu’Assistante de Direction indépendante, Assistante Administrative indépendante, Assistante Virtuelle. Certaines deviennent des Online Business Managers, lorsqu’elles se spécialisent dans l’infopreneuriat et ont acquis suffisamment d’expérience dans la gestion de business en ligne. Il s’agit de profils plus séniors qui vont au-delà de l’assistanat classique.
En fonction de votre recherche, n’hésitez pas à tester ces différents termes pour ne pas passer à côté d’un beau profil.
Où trouver LA bonne personne?
Pour trouver LA personne qui sera la mieux placée pour vous aider, n’hésitez pas à consulter différentes plateformes de freelances, comme Malt.fr. Vous pouvez également faire une recherche LinkedIn, ou bien rechercher par mot clé sur Instagram, ou encore activer votre réseau et faire marcher le bouche-à-oreille. Dans tous les cas, n’hésitez pas à vérifier le profil de la personne que vous contactez, entre autres :
- Quel est son statut (auto-entreprise, ou entreprise type SASU)
- Ses prix sont-ils HT ou TTC (si vous êtes vous-même une entreprise il peut être intéressant de pouvoir récupérer la TVA)
- A-t-elle une assurance Responsabilité Civile ?
- Quel est son expérience et son parcours ?
- A-t-elle un profil LinkedIn, un site web, ou tout autre support de communication qui vous permette de consulter d’éventuels témoignages clients ?
- A-t-elle un email professionnel (assistante@nomdelasociété.com) ou utilise-t-elle une adresse générique ? Cela vous donnera une information sur le positionnement de la personne et peut donc vous aider à faire un choix si vous hésitez entre plusieurs profils. Les assistantes qui travaillent exclusivement en B2B ont tendance à choisir un email professionnel. L’un n’est pas nécessairement mieux que l’autre, c’est une simple indication de positionnement.
Quels sont les bénéfices pour vous?
Gardez à l’esprit que déléguer doit être un investissement, et que cet investissement va donc vous rapporter un bénéfice clair et identifiable. Cela doit libérer de la place dans votre agenda ou votre mental pour :
- Exercer votre cœur de métier ;
- Développer de nouveaux partenariats, et ainsi augmenter votre visibilité ;
- Créer de nouvelles offres et faire grandir votre clientèle ;
- Réfléchir aux orientations stratégiques ;
- Maintenir une satisfaction client élevée en restant à l’écart des conversations administratives secondaires.
- Vous consacrer à l’apport de valeur au sein de votre entreprise et augmenter votre chiffre d’affaires.
- Voyager, prendre de vraies vacances, passer plus de temps en famille.
Comment faire le bon choix?
La plupart des Assistantes Indépendantes proposent des appels découverte gratuits pour vous permettre d’échanger sur votre besoin et définir s’il y a une bonne adéquation. Si vous avez un doute, n’hésitez pas à tester la personne en lui soumettant un cas pratique et en lui demandant comment elle résoudrait la question ou problématique.
Vous aimeriez en savoir plus et échanger plus spécifiquement sur votre situation et votre besoin ? Prenez contact ici pour planifier un échange par téléphone ou visio.
