Entrepreneurs, Formateurs, Coachs, beaucoup de professionnels de l’infopreneuriat ont adopté depuis longtemps un mode de travail nomade et digital. Souvent en déplacement, ils collaborent en effet à distance avec leurs équipes, partenaires, et clients. Comment font-ils pour conserver une vraie dynamique d’équipe, mobiliser les individus et créer de la cohésion autour des objectifs à atteindre? Cet article vous livre 3 clés qui ont fait leurs preuves.
Pour s’en rendre compte, il faut le vivre
Aux débuts de ma carrière d’assistante, je pilotais le quotidien depuis mon poste de travail, avec mes deux écrans, mon téléphone avec casque, mon carnet de note, mes post-its, mes stabilos.
Pendant ce temps-là, mon patron était très souvent ailleurs, à l’étranger, dans un avion ou un train, chez un client, à une conférence. Nous communiquions par textos et téléphone, en fonction du besoin et de l’urgence.
Mon bureau était un peu ma tour de contrôle, d’où je pouvais planifier, préparer, traiter, anticiper, organiser. Je coordonnais certains sujets entre mon patron et le reste de l’équipe et les prestataires extérieurs, eux-mêmes à distance.
Au bout d’un ou deux ans, je me suis mise à accompagner mon patron lors de ses déplacements. Nous allions à Londres 2 ou 3 fois par mois, à New-York régulièrement. Bien loin de ma tour de contrôle, j’ai réalisé à quel point il était difficile de garder le fil de toute l’activité lorsque l’on est plongé dans l’action hors du bureau. Le contact avec l’équipe était aussi différent, car nous n’avions pas le même quotidien pendant ces périodes.
L’enjeu d’une bonne communication
Lorsque l’équipe est éclatée et collabore à distance (à fortiori sur des fuseaux horaires différents), il devient crucial de formaliser des temps de communication récurrents, pour continuer à être efficace, rester mobilisé en tant qu’équipe et atteindre les objectifs fixés. Rien de cela ne peut se produire sans une communication intentionnelle et continue. Etablir une communication systématique à travers de multiples canaux, c’est aussi favoriser la cohésion au sein d’une équipe, et avec des collaborateurs externes.
3 habitudes d’équipe, 3 bénéfices complémentaires
Vous souhaitez développer votre activité et construire une équipe de talents fédérée autour de votre vision et de vos objectifs ? Voici 3 qualités essentielles à encourager et favoriser pour cela : Régularité, Responsabilité, Collaboration.
Régularité: la réunion d’équipe hebdomadaire
Loin d’être une perte de temps où chacun raconte son weekend, le point d’équipe hebdomadaire, à réaliser par visio idéalement, ou par conférence téléphonique, permet de faire disparaître les barrières géographiques, et de créer un espace de communication commun et live. Il est en effet l’outil qui se rapproche le plus d’une interaction présentielle, avec ses fonctionnalités techniques propres (chat, option de lever la main, micro muet, etc).
Ce point se tient le plus souvent le lundi et a pour but de « kick-off » la semaine : discuter de ce qui va être fait, évoquer d’éventuels obstacles ou points d’attention, rappeler les objectifs du mois ou du trimestre et évoquer les actions à mener pour les atteindre.
Le conseil Dune Desk : Pensez à suivre un ordre du jour pré-établi pour être efficace. Gardez quelques minutes de convivialité en début de visio pour donner le ton. Donnez un temps de parole à chacun, ce n’est pas une conférence mais une réunion d’équipe, chaque individu doit participer activement.
Collaboration: le logiciel de gestion de projets
Au cours de la semaine, le logiciel de gestion de projets est là pour favoriser la collaboration. Les tâches de chaque personne sont visibles et les délais sont clairement établis. Tout le monde a une vue sur l’avancée globale des projets. Cela permet d’éviter l’effet « œillères » sur un projet et favorise la compréhension générale des dossiers. Plus votre équipe comprend ce qu’elle fait et ce dans quoi son action s’inscrit au sens large, plus elle sera motivée et productive. Les membres de l’équipe peuvent communiquer par écrit dans votre logiciel de gestion de projet au fur et à mesure que le travail progresse. Cela est particulièrement bénéfique lorsque différents membres gèrent différentes tâches ou aspects d’un même projet.
Le conseil Dune Desk: Un logiciel de gestion de projet demande un temps de mise en place, choisissez-en un qui pourra grandir avec vous. Si vous projetez d’avoir une équipe multilingue ou une clientèle internationale, Asana ou Monday.com sont disponibles en plusieurs langues. Il y a aussi Click Up, Trello, Notion, Wrike, et bien d’autres.
Dans tous les cas, n’hésitez pas à prendre des versions d’essai et explorer les interfaces pour identifier celle qui correspond le plus à vos critères. Rappelez-vous : sim-pli-ci-té. Ne cédez pas aux chants des sirènes, ces outils multi-fonctionnalités hautement personnalisables peuvent dévorer votre temps et votre énergie. Tenez-vous en à vos critères essentiels : création de projets, dates butoirs, sous-tâches, attribution de tâche aux collaborateurs, aperçu d’avancée général.
Responsabilité: le « récap » par écrit
C’est le volet le plus ingrat et pourtant il est très utile. Chaque fin de semaine, chaque membre de votre équipe vous envoie un récapitulatif écrit de ses actions de la semaine. Cela peut être sous forme de liste. L’idée est de dire ce qui a avancé, ce qui est terminé, et ce qui est possiblement bloqué. Cela vous permet d’avoir une traçabilité de ce qui est fait. C’est aussi un excellent moyen de permettre aux membres de l’équipe de prendre la responsabilité de leur dossier, faire preuve d’autonomie et prendre la saine habitude du reporting.
Le conseil Dune Desk: Selon le contexte, un récapitulatif mensuel peut être préférable à la fréquence hebdomadaire. N’hésitez pas à tester et ajuster pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe. Si vous faites appel à une assistante pour 2 à 4 heures par semaine, son récap écrit vous aidera, et lui permettra aussi de reprendre le fil de son travail la semaine suivante plus facilement.
Conclusion
Ces 3 conseils peuvent sembler simples et évidents. Pourtant, favoriser la cohésion et la collaboration d’une équipe est essentiel, surtout lorsque chacun est dans une ville ou sur un fuseau horaire différent. Point visio du lundi, Suivi projets au fil de la semaine, et Récap écrit, ces trois outils pratiques visent à favoriser le développement de qualités cruciales pour assurer le succès continu de votre activité : régularité, collaboration, responsabilité.
Vous aimeriez en savoir plus et échanger plus spécifiquement sur votre situation et votre besoin ? Prenez contact ici pour planifier un échange par téléphone ou visio.
